9 Tips untuk Mesyuarat Berkesan Online

Baru-baru ini kita menulis artikel popular bagaimana untuk mempunyai mesyuarat yang berkesan. Sesetengah orang berkata mesyuarat dalam talian memerlukan satu set khas kemahiran, dan ia boleh menjadi sukar untuk mengikuti nasihat yang sama yang kami berikan untuk mesyuarat di-orang. Dengan begitu ramai orang bekerja dari rumah, ia seolah-olah seperti idea yang baik untuk menangani jenis mesyuarat. Oleh kerana saya terutamanya bekerja dari rumah, sebahagian besar daripada pertemuan saya dilakukan menggunakan persidangan video dan perkongsian skrin. Selepas melakukan ini selama beberapa tahun, di sini adalah beberapa tip-tip utama saya menawarkan untuk orang-orang yang mula melakukan mesyuarat dalam talian.

1. Stay tertumpu

Ia adalah mudah untuk mendapatkan terganggu atau cuba untuk pelbagai tugas apabila anda berada di dalam mesyuarat dalam talian. Tidak melakukan ini. Terutamanya jika anda berada di video, kekal fokus pada mesyuarat itu dan jangan biarkan anjing atau anak-anak anda datang ke pejabat atau dipaparkan pada kamera. Jika anda secara fizikal mesyuarat, kehadiran anda memberikan anda beberapa "mata" untuk perhatian walaupun anda doodling atau melihat keluar tingkap. Dengan mesyuarat dalam talian, walaupun jumlah yang sangat kecil gangguan boleh membuat anda kelihatan seperti anda tidak membayar apa-apa perhatian sama sekali.

Saya telah melakukan persidangan video di mana seorang individu disimpan mendapat diganggu atau terganggu dengan panggilan telefon yang lain, dan lain-lain Pada sidang video, ia datang merentasi sebagai 10 kali lebih profesional berbanding orang.

2. Dapatkan yang betul teknologi

Menganggap bahawa teknologi akan menjadi masalah dan memberi diri anda beberapa pilihan dan masa yang cukup untuk mendapatkan semua yang betul. Berikut adalah beberapa perkara yang perlu dipertimbangkan lakukan:

But semula komputer anda terlebih dahulu. Jika anda kadang-kadang perlu untuk but semula komputer anda untuk memastikan ia daripada mendapat buntu, lakukan ini menjelang mesyuarat. Anda tidak mahu untuk memaksa semua orang untuk tunggu sementara anda reboot mesin anda.

Sambung 10 hingga 15 minit awal. Jika terdapat apa-apa isu, anda ingin memastikan anda tahu tentang mereka terlebih dahulu. Hal ini terutama berlaku jika anda menggunakan sistem persidangan web yang anda sudah biasa dengan. Mungkin terdapat keluk pembelajaran kecil dan mungkin terdapat beberapa alat yang perlu dimuat turun dan dipasang.

Mempunyai maklumat sambungan alternatif. Banyak penyelesaian persidangan web membolehkan anda untuk menggunakan audio alih komputer anda atau melalui telefon. Pastikan anda mempunyai maklumat yang anda perlukan untuk menyambung kedua-dua cara. Jika masalah sambungan membuat imej video anda sedikit tersentak-sentak, ia bukan satu masalah besar, tetapi jika orang tidak dapat memahami apa yang anda katakan bahawa anda tidak akan dapat untuk menyumbang.

Pastikan sambungan internet anda tidak akan tepu. Jangan cuba untuk melakukan sidang video semasa ada orang yang cuba untuk memuat naik DVD keseluruhan data. Di kebanyakan tempat, kelajuan muat naik adalah kesesakan anda, tetapi ia berfungsi kedua-dua cara. Suara amat sensitif kepada kelajuan sambungan anda, jadi jika anda mempunyai masalah, cuba untuk menggunakan telefon untuk sambungan suara demikian, pada minimum, anda boleh mendengar dan didengari dengan jelas.

Mempunyai sambungan sandaran yang anda boleh dengan mudah bertukar kepada. Jika anda melakukan banyak persidangan video dari rumah, ia mungkin berbaloi untuk mempunyai sambungan internet yang sandaran. Di banyak tempat, anda boleh mendapatkan garis DSL untuk $ 15 hingga $ 30 sebulan. Walau bagaimanapun, ia hanya berguna jika anda tahu bagaimana untuk beralih kepadanya dengan cepat jika berlaku sesuatu yang terbenam.

Menutup program lain. Jangan cuba untuk melakukan sidang video semasa aplikasi editing video atau sekumpulan fail Photoshop besar terbuka. Tutup program yang anda tidak perlu. Ini akan mengurangkan peluang terhempas komputer anda dan meningkatkan sumber yang ada untuk melakukan persidangan video.

Menggunakan UPS. Anda tidak mahu untuk mengetuk offline jika kuasa blips kira dan kembali. Pastikan anda mempunyai keseluruhan rantaian komunikasi anda disambungkan kepada bateri sandaran. Jika komputer anda dihidupkan sandaran bateri, tetapi modem kabel anda tidak, anda masih mempunyai link yang lemah jika kuasa padam.

3. Ikuti perkembangan ringkasan e-mel

Dalam mesyuarat sebenar, beberapa bahagian berharga berlaku selepas mesyuarat selesai. Orang bercakap tentang apa yang mereka akan lakukan, menjelaskan komitmen, dan lain-lain cuba untuk mencipta ini jika anda boleh. Menghantar ringkasan e-mel apa keputusan dibuat dan yang telah melakukan apa yang akan membantu memastikan tiada salah faham dan membantu mewujudkan rekod yang semua orang boleh gunakan.

4. Berhujah sopan

Sebagai Brian menunjukkan, berhujah mungkin baik untuk mesyuarat, tetapi anda tidak boleh berhujah dengan cara yang sama ke atas sidang video yang anda boleh dalam orang tanpa menjadi dungu. Anda masih perlu berhujah. Seperti yang kita telah berkata, bahagian yang paling penting dalam mesyuarat yang bekerja melalui perbezaan pendapat dan bersirat idea. Namun, anda perlu lebih berhati-hati untuk menjadi sopan kerana anda adalah di pihak yang rugi apabila ia datang kepada komunikasi bukan lisan. Bahasa badan anda dan postur tidak akan menyampaikan serta melalui kamera video seperti yang mereka lakukan secara peribadi, jadi cara anda mengatakan perkara yang menjadi lebih penting.

Berikut adalah beberapa cara untuk berhujah dengan sopan:

Menyatakan kedudukan orang lain dengan empati. Ini membantu menunjukkan bahawa anda memahami apa yang mereka katakan. Menambah frasa seperti "Saya melihat mengapa anda rasa ini adalah penting" dan "Saya boleh melihat nilai dalam ini dari perspektif XYZ itu." Menunjukkan anda memahami kedudukan seseorang dan kepentingan kedudukan mereka adalah cara yang sangat berharga untuk mendapatkan mereka untuk memahami anda sudut pandangan kerana ia terus mereka daripada menjadi defensif.

Tetap fokus pada mengeluarkan- yang bukan rakyat. Berhati-hati untuk tidak berbuat apa-apa yang akan kelihatan seperti serangan peribadi.

Tunggu menyatakan kedudukan anda. Jangan mula bercakap dengan idea separuh digubal. Adalah tidak mustahil untuk menulis beberapa perkataan yang menggariskan hujah anda sebelum anda mula bercakap. Ingat, anda adalah di dalam keadaan yang komunikasi bukan lisan, jadi komunikasi lisan anda perlu menjadi kristal meyakinkan jelas dan tambahan.

Menangani sebarang permusuhan, walaupun ia adalah kecil. Mengatakan perkara-perkara seperti, "Saya tahu anda amat mengambil berat tentang ini dan saya menghargai minat anda" boleh membantu menjaga perkara-perkara yang memberi tumpuan kepada idea dan membantu permusuhan meresap antara individu.

Rancang terlebih dahulu. Jika anda tahu beberapa perbincangan mungkin menjadi perbalahan, perancangan awal. Jika anda tahu Joe boleh marah tentang idea anda, tetapi Susan menyokongnya, bercakap dengan Susan lebih awal daripada masa. Mungkin anda boleh kedua-dua bahagian di kedudukan anda supaya Joe tidak memberi tumpuan kepada satu orang. Mungkin Susan boleh mengemukakan idea itu kerana beliau mempunyai hubungan yang lebih baik bekerja dengan Joe dan akan berada di dalam bilik yang sama dengan dia, supaya dia tidak pada kelemahan komunikasi bukan lisan.

Susulan dengan orang di telefon. Panggilan telefon cepat kepada beberapa orang selepas mesyuarat itu boleh menjadi berharga untuk membantu memastikan tiada persoalan. Ini boleh membantu meniru sebahagian daripada interaksi yang berlaku selepas mesyuarat di-orang berlaku sebagai orang kembali ke meja mereka.

5. Datang disediakan

Pastikan anda mempunyai segala-galanya disediakan sebelum mesyuarat. Persidangan video akan cenderung untuk membesarkan mana-mana kekurangan persediaan di pihak anda, jadi pastikan anda mempunyai apa-apa dokumentasi atau fail di mana anda boleh dengan mudah mendapatkan mereka tanpa melihat-lihat. Dalam kehidupan sebenar, bersandar kepada melihat dalam beg bimbit anda mungkin tidak menjadi masalah besar, tetapi jika anda hilang dari skrin untuk mendapatkan sesuatu, ia boleh membuat anda kelihatan seperti anda tidak buat kerja persediaan anda. Kebanyakan masa, anda tidak mahu hilang dari skrin jika anda boleh membantu ia.

6. Lihatlah ke dalam kamera

Terbaik sistem persidangan video membolehkan anda melihat orang sambil melihat terus ke dalam kamera. Melakukan yang terbaik untuk meletakkan kamera video anda dengan ini dalam fikiran. Jika anda sedang mencari ke kiri pada imej orang lain dan kamera video adalah di sebelah kanan, ia kelihatan seperti anda hanya merenung ke sisi. Jika anda tidak boleh melihat kedua-duanya, ia biasanya idea yang baik untuk melihat kamera anda untuk memberi semua orang pada kenalan akhir mata yang lain. Jika skrin anda menunjukkan anda pratonton imej anda cuba untuk meletakkan kamera dan tingkap supaya ia kelihatan seperti anda sedang mencari diri dalam mata.

7. Bersih, latar belakang gangguan bebas

Menjadi sangat sedar apa yang ada dalam latar belakang di belakang anda atau di atas meja anda di hadapan anda. Cuba menyimpan pejabat anda sebagai bersih dan kemas yang mungkin. Berhati-hati tentang mempunyai orang berjalan di belakang anda. Ia boleh menjadi mengganggu, kelihatan tidak profesional dan mereka mungkin akhirnya melakukan sesuatu yang memalukan. Program berita suka untuk menunjukkan semua penganalisis mereka bekerja keras di belakang mereka pada komputer mereka. A siaran berita kewangan baru-baru ini menunjukkan seorang pekerja melihat gambar baju renang pada monitor di latar belakang. Sebaik-baiknya, anda mahu meja anda diletakkan supaya orang tidak boleh berjalan di belakang anda. Jika anda bekerja di rumah, anda tidak mahu salah satu daripada anak-anak anda berjalan di dalam latar belakang.

8. Gunakan kamera yang baik

Semasa kamera terbina dalam pada komputer riba anda boleh bekerja, anda mungkin akan mempunyai kualiti yang lebih baik dengan kamera luaran. Saya menggunakan camcorder DV ketagih ke dalam komputer saya dengan FIREWIRE dan ia menghasilkan keputusan yang sangat bagus. Ia boleh memberi manfaat kepada anda untuk mengambil sedikit masa untuk memahami bagaimana putih Imbangan berfungsi pada kamera anda. Saya telah melakukan beberapa mesyuarat dalam talian dengan orang-orang yang kelihatan seperti mereka hanya menghabiskan masa 10 jam di katil penyamakan kerana kamera mereka menjadikan nada kulit kelihatan merah terang. Walaupun ia bukan satu masalah besar, yang lebih profesional anda boleh melihat, lebih baik. Ciri lain yang saya suka mengenai kamera saya ialah zoom kawalan jauh. Ini menjadikan ia lebih mudah bagi saya untuk memerangkap gambar tanpa perlu mencapai untuk kamera atau meninggalkan imej.

Pastikan anda mempunyai cahaya yang cukup. Jika kamera anda telah terbina dalam cahaya, cuba menghidupkannya. Membuka teduh atau menghidupkan lampu lain boleh membuat perbezaan yang besar dalam bagaimana baik imej anda kelihatan kepada peserta lain.

9. End pada masa

Anda mahu orang ramai untuk hadir pada masa yang ditetapkan untuk mesyuarat yang penting anda. Anda perlu memberi mereka tahap yang sama hormat dan akhir apabila anda mengatakan anda akan berakhir. Jika anda tetap di atas jadual masa agenda anda, berakhir pada masa tidak boleh terlalu sukar dan berakhir awal adalah sentiasa satu perkara yang baik juga.