Tps untuk mesyuarat jarak yang baik
Apr 23, 2019
Petua untuk mesyuarat jarak jauh
Mesyuarat jarak jauh menjimatkan masa dan menghasilkan hasil yang lebih pesat
Beberapa kelebihan jarak mesyuarat adalah:
• Mengurangkan atau menghapuskan kos perjalanan
• Meningkatkan kecekapan syarikat - masa perjalanan menjadi masa kerja
• Mengurangkan tahap tekanan di kalangan pekerja - keseimbangan kerja-hidup
• Mudah dan spontan
• Mesra alam
Petua untuk telekonferensi yang baik
Penyediaan (Jika mempengerusikan mesyuarat)
Tujuan. Sediakan tujuan yang jelas untuk mesyuarat dan apa yang anda harapkan dari para peserta. Adakah mesyuarat untuk maklumat, perbincangan atau keputusan?
• Orang yang betul. Jemput orang yang betul, orang yang kedua-duanya menambah sesuatu kepada mesyuarat dan mendapat sesuatu daripada itu.
• Bacaan yang diperlukan. Hantarkan bacaan yang diperlukan kepada peserta dan komen peribadi kepada setiap peserta mengenai apa yang diharapkan daripada mereka. Adakah mereka sepatutnya membawa maklumat tertentu ke mesyuarat atau menjelaskan sesuatu secara khusus.
• Jelas agenda. Hantar agenda dan senarai peserta dalam masa yang baik sebelum mesyuarat.
• Memaklumkan. Terangkan bagaimana untuk menyertai mesyuarat (nombor telefon dan mana-mana kod PIN) atau sama ada panggilan akan dibuat kepada peserta.
• Ujian. Sebelum mengetuai mesyuarat pertama anda, pergi pergi membuat panggilan ujian dan cuba pelbagai fungsi. Ia mungkin berlaku bahawa papan suis anda memerlukan arahan khas untuk menelefon beberapa pihak - semak dengan pengurus telefon anda.
• Dokumentasi. Bagaimanakah mesyuarat itu akan didokumenkan? Adalah idea yang baik untuk menggunakan ciri rakaman.
• Pastikan ia mudah. Jika mesyuarat itu berulang, tambahkan peserta sebagai satu kumpulan dalam panduan persidangan atau tambahkan kenalan individu ke buku telefon.
• Mula dan tamat masa. Sentiasa mulakan mesyuarat pada waktu yang ditetapkan, walaupun terdapat peserta yang hilang.
(Rancang untuk berehat seketika jika mesyuarat perlu dilanjutkan).
• Ikuti dan ikuti. Rangkaji, susulan dan hantar nota mesyuarat secara langsung selepas mesyuarat. [Tetapkan tarikh akhir dan biarkan semua orang tahu siapa yang bertanggungjawab untuk apa].
Semasa mesyuarat (Jika mempengerusikan mesyuarat)
Pengenalan. Selamat datang dan memperkenalkan semua orang. Ini mendapat pertemuan yang baik dan memastikan suasana yang inklusif, walaupun bagi mereka yang berada di luar tapak. Sekiranya mesyuarat tidak begitu besar (sehingga 10 orang peserta), mintalah peserta memperkenalkan diri mereka secara ringkas untuk mendapatkan telinga untuk suaranya. Sentiasa cuba mewujudkan suasana yang memberi rasa kepada orang ramai bersama-sama, bahkan mereka yang mengambil bahagian di lokasi lain.
• Minit. Ambil nota atau melantik seorang setiausaha yang boleh mengambil minit dan mempunyai akses kepada rakaman jika dibuat.
• Agenda. Orang yang mengetuai mesyuarat menjelaskan apa pertemuan itu dan berapa lama ia akan berjalan dan memberikan ringkasan ringkas agenda.
• Gangguan. Mulakan mesyuarat dengan menerangkan peraturan asas untuk mesyuarat dan apa yang boleh mengganggu.
Anda tidak boleh membaca e-mel, melayari Smartphone anda, bekerjasama dengan tugasan lain.
• Cuti. Jika mesyuarat berjalan lebih lama daripada 45 minit, berehat untuk membolehkan orang meregangkan kaki mereka selama 10-15 minit sebelum meneruskan.
• Mencapai satu persetujuan. Sebelum beralih ke item baru, periksa dengan pelbagai peserta untuk melihat apakah ada yang ingin mengatakan apa-apa. Ini membuatkan semua orang merasa terlibat.
• Dinamik. Mengurus dan mempertimbangkan dinamik dalam kumpulan. Pastikan semua orang mendapat kata dalam perkara yang dibincangkan, berurusan dengan konflik.
• Jelaskan. Sekiranya ada sesuatu yang berlaku di dalam bilik (yang mungkin boleh menjadi ketawa), terangkan apa yang sedang berlaku kepada sesiapa yang menyertai telefon untuk memastikan semua orang merasa disertakan.
• Masa untuk pertanyaan. Sediakan masa untuk menangani apa-apa soalan.
• Mesyuarat baru. Sekiranya terdapat perkara yang perlu ditindaklanjuti, sertai masa untuk mesyuarat seterusnya.
Selepas mesyuarat (Jika mempengerusikan mesyuarat)
Ikut dan ikuti. Rangkaji, susulan dan hantar nota mesyuarat secara langsung selepas mesyuarat. Tetapkan tarikh akhir dan biarkan semua orang tahu siapa yang bertanggungjawab untuk apa.
Bagi sesiapa yang mengambil bahagian dalam mesyuarat (di lokasi terpencil)
• Damai dan tenang. Cuba cari sebagai tempat yang tenang untuk duduk sebaik mungkin.
• Park up. Sekiranya anda menyertai kereta anda, letakkan dengan selamat, contohnya di tempat letak kereta, sebelum menyertai mesyuarat.
• Matikan mikrofon. Jika anda duduk di suatu tempat dengan banyak bunyi latar belakang, contohnya di lapangan terbang atau di dalam kereta atau kafe, matikan mikrofon (bisu) apabila anda tidak bercakap.
• Bersedia dalam banyak masa. Pastikan anda berada di waktu yang baik untuk mesyuarat itu memberi peluang kepada anda untuk berbual dengan peserta lain sebelum mesyuarat bermula (sama seperti orang di bilik persidangan bersama-sama akan lakukan).
• Perkenalkan diri anda. Sekiranya anda mempunyai sesuatu untuk mengatakan, pastikan orang mengenali suara anda dengan memperkenalkan diri anda terlebih dahulu.
• Pastikan orang diberitahu. Sekiranya anda terputus sambungan (penerimaan yang kurang baik, dan lain-lain), hubungi semula dengan serta-merta dan pada masa yang sesuai, biarkan peserta lain tahu bahawa anda telah pergi untuk seketika.
• Fokus. Berkonsentrasi pada mesyuarat. Jangan baca e-mel atau buat perkara lain semasa mesyuarat.
